Im Berufsleben ist ein kompetentes Zeitmanagement unumgänglich. Eine zunehmende Anzahl an Arbeitgebern kommt Dir nun mit flexiblen Work-Life-Balance-Angeboten entgegen. Aber mehr Flexibilität bedeutet auch, dass Du selbst stärker für die Einteilung Deiner Zeit verantwortlich bist.

Flexible Arbeits-Modelle, bei denen Du die Möglichkeit hast, während der Arbeitszeiten Sport zu treiben oder Entspannungspausen einzulegen, erfordern immer noch die gleiche Leistung. Du musst damit rechnen, vorzuarbeiten oder abends länger zu bleiben. Damit für Dich kein übermässiger Stress aufkommt, solltest Du dies bei Deiner Zeitplanung berücksichtigen.

Die folgenden vier Taktiken helfen Dir, Dein Zeitmanagement zu verbessern.

Aufgaben aufschreiben
Wer den Überblick behalten möchte, hält Ziele und Aufgaben am besten schriftlich fest. Übersichtliche Listen erleichtern es Dir, zu sehen, was Du schon erledigt hast und was noch auf Dich zukommt. Das gilt nicht nur für den Arbeitsbereich, sondern auch für Deine Freizeit. Notiere im privaten Bereich persönliche Termine wie Geburtstage und Verabredungen und räume diesen genügend Zeit ein.

Verplane jedoch nicht jede Minute. Zum einen können immer unvorhergesehene Aufgaben anfallen. Zum anderen brauchst Du Zeitpuffer, um zwischendurch Pausen zu machen und Zeit für Dich selbst zu haben. Danach kannst Du effektiver weiterarbeiten.

Wichtiges von Unwichtigem trennen
Wenn Du Dir Aufgaben aufgeschrieben hast, bewerte sie nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Eilige Projekte mit hoher Priorität werden als erstes bewältigt. Danach folgen die wichtigen, aber zeitlich nicht drängenden Aufgaben. Unwichtige, aber dringliche Tätigkeiten kannst Du entweder delegieren oder in einer begrenzten Zeitspanne erledigen.

Punkte in der Kategorie "unwichtig und nicht eilig" streichst Du gleich von Deiner Liste. Zu diesem Prinzip gehört es auch, nicht jede E-Mail sofort zu beantworten. Das ständige Beantworten von E-Mails ist zwar zunächst befriedigend, da Du das Gefühl hast, etwas erledigt zu haben. Es lenkt Dich jedoch von Deinen wichtigeren Aufgaben ab und Du verschwendest Zeit, was letztendlich zu verminderter Arbeitsleistung und Frustrationen führen kann.

Aufgaben in kleinere Teile zerlegen
Teile Deine wichtigen Projekte in kleine, schnell zu bewältigende Teilaufgaben ein. Sobald Du eine Teilaufgabe bewältigt hast, kannst Du das Erfolgserlebnis eines erreichten Teilziels geniessen. So erreichst Du nach mehreren Teilzielen Dein Hauptziel entspannter und effizienter und kannst Dich zwischendurch leichter motivieren.

Arbeit und Freizeit ausgleichen
In vielen Berufen gibt es Phasen, in denen die Arbeitsbelastung zunimmt und Entspannung und Freizeit zu kurz kommen. Nimm diese Hürden, aber denke danach daran, Dir wieder Zeit für Dich und Dein soziales Umfeld zu nehmen. Nur so bleibst Du dauerhaft leistungsfähig und ausgeglichen.

Datum: 07/2011
Autorin: Sanna Mustelin